Outlook办公室应用实例之面试不尴尬

　　几乎每个公司都会建立自己的人才简历库，对人力资源主管来说，这不但能够较全面掌握面试人员信息，促进招聘工作的开展，也会方便企业人力资源的调动和配备。

　　当然了，通过手工录入大量的人事信息会是一件非常繁重的工作。若是我们能够熟练掌握outlook2003邮件系统的功能就可以方便快捷的建立本公司的人才简历库，用设置相关项来提示人员面试情况，这无疑可以减少工作中的失误，同时也可以减少重复劳动，也就避免前面描述的尴尬场景。

　　如何建立公司简历人才库、如何避免重复面试的错误？我们的思路是这样的：

　　我们通过设置Outlook邮件规则来分类收集简历邮件，这使得简历邮件区别于其它邮件，有利于我们分类查找。同时我们通过邮件类别和后续标志设置来标注面试人员情况，通过类别排序，可以非常容易的看到已面试人员的面试情况，无论是初试、复试还是三试。

　　如果我们将后续标志设置成以人员姓名为主，按照后续标志排序后同名人员就会非常容易辨认，再看其他面试标注信息或者其简历情况，也可以很容易的找出是否是同一个人面试。如果日后遇到面试主管替换的情况，只要这些邮件都有保留就没关系了，所以这里要提醒的是定时将邮件数据做备份是非常重要的。

　　通过outlook2003邮件系统的设置，最终成果如图表1所示：

图表 1

　　1、设置邮件规则：

　　在这里我们首先要设置简历筛选文件夹和已约面试文件夹。其目的是便于简历收集和预约面试之用。通过设置邮件规则，凡是带有“简历”标题的邮件都会自动收集到此文件夹中，这样便于筛选简历。同理您也可以设置来自本公司不同部门的邮件规则便于工作信息整理。

　　设置简历收集的邮件规则步骤：

　　1) 在收件夹中建立“简历筛选文件夹”

　　2) 点击菜单栏上的工具→邮件规则

　　3) 新建规则

　　4) 在选择模板中选择“将主题词含有特定词的邮件移至文件夹”选项

　　5) 在邮件规则中选择“选特定词”

　　6) 在查找文本对话框中输入“简历”

　　7) 将它移动到步骤一建好的“简历筛选文件夹”

　　如下列图表2所示：需要再次提醒的是我们及时备份这些邮件数据，可以避免因为电脑系统的原因而丢失数据，那样可就得不偿失了。当我们收集的简历数量达到一定程度后，可以通过邮件系统的导出功能，将这些数据导入到excel表格中，进行保存。

图表 2