使用 Outlook 2003 提高招聘过程的效率

使用 Outlook 2003 提高招聘过程的效率帮助协助

HR 部门的每个人都希望尽快地让新员工到岗。长期的、持续很久的招聘过程对于每个人（从招聘人员到招聘经理到应聘者）来说都很辛苦。但是招聘人员还是有责任来认真跟踪空缺和申请情况的。如果由于交流不畅使信息遗漏，则任何人都不是赢家。

今天，电子邮件在大多数 HR 部门起着关键的作用，并且可以节省大量的时间。您不会希望将节省下来的时间花在对邮件进行归档或搜索邮件上面。所以，使用一种快速、可靠方式来组织电子邮件就必不可少。

“搜索文件夹”便是解决之道

Microsoft Office Outlook® 2003 中的“搜索文件夹”可以根据您的需要跟踪电子邮件，从而可提高招聘效率。您可以减少花费在管理邮件上的时间，而用更多的时间来回复最优秀、最引人注目的申请人。

什么是“搜索文件夹”?

“搜索文件夹”是外观和作用像电子邮件文件夹的实时搜索结果，但并不是将电子邮件保存在其中，而是包含符合特定搜索条件的电子邮件项目的视图。可以将“搜索文件夹”视为一个最新的已保存的搜索，始终监视所有文件夹中符合“搜索文件夹”条件的所有项目—但并 不将项目移出其原始文件夹。

可以使用若干预先设计的选项（例如，给邮件标记“后续标志”或将邮件标记为“未读邮件”）来快速设置“搜索文件夹”。您还可以创建自己的自定义“搜索文件夹”来定义特定的搜索条件，电子邮件必须满足这些条件才能显示在文件夹中。

轻松地跟踪邮件

假定您的公司公布了一个新的“销售经理”职位。作为该职位的招聘人员，您需要查看响应该空缺职位的所有电子邮件。这点可以轻松做到，只需创建议一个在 Outlook 文件夹中搜索响应该职位的电子邮件的自定义“搜索文件夹”即可。

创建自定义“搜索文件夹”

在本示例中，您希望创建一个“搜索文件夹”，用来跟踪所收到的有关“销售经理”空缺职位的每封电子邮件。

Outlook 提供了一个由 13 个现成的“搜索文件夹”组成的库，但在本例中，您将使用“创建自定义搜索文件夹”选项来创建自定义文件夹。

创建自定义“搜索文件夹”

1. 在 Outlook 的“文件”菜单上，单击“新建”，然后单击“搜索文件夹”。
2. 在“新建搜索文件夹”对话框的“选择搜索文件夹”下，向下滚动到“自定义”，然后双击“创建自定义搜索文件夹”。
3. 在“自定义搜索文件夹”对话框中，键入“搜索文件夹”的名称。因为空缺职位的标题是“销售经理”，所以在此字段中键入 “销售经理” 。
4. 单击“条件”。
5. 在“搜索文件夹条件”对话框中，单击“邮件”选项卡，然后在“查找文字”字段中键入 “Job Req. 56” 。

   注释在本示例中，假定职位广告要求申请人在有关该职位的任何电子邮件的主题行中输入“Job Req. 56”。

6. 在“位置”下拉列表中，选择“仅主题字段”（如果尚未选择）。
7. 单击“搜索文件夹条件”对话框、“自定义搜索文件夹”对话框和“新建搜索文件夹”对话框中的“确定”。

您刚才创建了一个名为“销售经理”的自定义“搜索文件夹”，该自定义“搜索文件夹”会自动跟踪主题行中具有“Job Req. 56”的所有电子邮件。现在，您只需在“销售经理”搜索文件夹中查找就可以查看并回复最可能录取的申请人。

您可以在 “导航窗格”（导航窗格：Outlook 主窗口左边的列，其中包括诸如“快捷方式”或“邮件” 等窗格，并在每个窗格中包含快捷方式或文件夹。单击文件夹可以显示文件夹中的条目。）的“搜索文件夹”下查看自定义“搜索文件夹”以及三个默认的 Outlook“搜索文件夹”。

删除自定义“搜索文件夹”

该职位招满后，您可以通过执行下列步骤删除“销售经理”搜索文件夹：

1. 右键单击“销售经理”搜索文件夹。
2. 单击“删除‘销售经理’”。将会出现一条消息，指出“确定要永久删除此搜索文件夹吗？此文件夹中包含的邮件不会被删除。”
3. 单击“是”。

注释因为“搜索文件夹”只包含对原始邮件的引用，不包含邮件本身，所以在职位招满后您可以删除“搜索文件夹”，而不会删除原始邮件。如果需要，可以创建一个名为“销售经理”的个人文件夹，并将邮件存储在该文件夹中，这样，您就可以保留一个“销售经理”职位空缺申请人的记录。

用于每个空缺职位的“搜索文件夹”

对于您负责招聘的每个职位空缺，您都可以创建一个“搜索文件夹”，以帮助管理、组织和回复针对该职位的电子邮件。

注释在本文中，我们的“搜索文件夹”条件很窄（仅限邮件主题行中的“Job Req. 56”）。 您可能决定放宽条件，以便除了包括主题行外还包括邮件正文，并查找与职位技能、教育背景或技术专长有关的关键字。