保护证据保留公文的修改痕迹

发布时间：2008-06-19 23:59:49　来源：友佳学院网友评论 0 条

　　在公文完成之后，一定要经过领导修改、审批，使用审阅功能，领导们就可以留下自己的审批痕迹，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕迹。

　　启动修订功能

　　点击菜单【工具】中的【修订】功能，如果弹出工具栏【审阅】，表示启动成功；

　　未启动【修订】功能；如图:

　　启动【修订】功能；如图:

　　【审阅】工具栏如图:

　　【修订】设置成功后，增加或删除的文字都会被记录下来。

　　小帖士：通过邮件发送一份被【修订】的文件，接收者会自动进入【修订】状态；

　　明明白白看清修订

　　修订的内容可以通过颜色、线形、作者、线框等进行个性化显示，点击菜单【工具】中的【选项】，弹出【选项】对话框，点击【修订】如图２：

　　小贴士：修订的设置选项中包括许多内容，但推荐大家仅对【批注框】中进行设置；

　　在【批注框】区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如：可以设置【批注框】的宽度，指定“气泡”与其所修订文字之间的连线，是否使用作者的缩写。如果不想在文档中显示批注框，则勾掉【使用批注框】；

　　例如：使用【批注框】的效果；如图3:

　　例如：不使用【批注框】的效果，如图４：

　　修订人的信息藏在“用户信息”里

　　修订文件时，可以显示出修订人的个人信息，这些信息如何添加呢？

　　点击菜单【工具】中的选项，弹出【用户信息】选项卡，在【姓名】和【缩写】框中输入个人的信息，如图５，将来这些信息就会显示在审批的文件中；
　　

　　通过显示状态查看结果

　　公文完成审核之后，一般来讲文稿会返回给起草者进行最后的整合。在整合之前，我们可以先查看一下文稿的修订情况。

　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【显示标记的最终状态】，可以看到带修改标注的修改后公文全貌，如图５；

　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【最终状态】，可以看到修改后公文全貌，如图６