避免填写失误 用Excel轻松套印支票

二、格式及公式

1.基本公式

在C3、C4、B10单元格分别输入公式＝I16、＝K16、＝B16以显示科目、对方科目和金额。出票日期B7、H2都输入＝F16，收款人B9和H3＝A16，用途B11和G7＝H16。这一步让支票上的各个单元格分别引用16行中的相应单元格数据。

2.格式设置

选中A1：E13存根区设置为8号字、宋体、左对齐。再选中F1：L13支票区设置为10号字、宋体，左对齐。选中H4设置14号字，单击工具栏上的“B”按钮设置文字加黑，以突出显示大写金额。选中B9，右击选择“设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中单击选中“缩小字体填充”复选项，以防收款人名过长时显示不完。同样对H3、H4设置“缩小字体填充”格式。选中存根的金额B10，右击从“设置单元格格式”的“数值”选项卡中设置分类为货币、小数2位。

3.小写日期

选中存根出票日期的B7单元格，右击选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入“yy mm dd”，不含引号且在yy与mm、mm与dd间均有4个半角空格（图2）。确定后就可以看到日期已经对准了。在类型中通过增加或减少半角空格数可直接调整年月日的间距。

4.大写日期

选中H2设置文字水平居中对齐，把字号设置为10号。右击H2选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入“[DBNum2]yyyy mm dd”，不含引号且年月日间同样以4个半角空格分隔，确定后，再适当调整H列宽度让日期对正位置即可。

5.小写金额

在小写金额的J5中输入公式=IF(B16<100000000,"￥",)&WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100)。公式前半部分表示当数值小于1亿时才显示￥，后面的WIDECHAR()作用是把单字符转成双字符，其效果就相当于在各个数字间插入1个空格增大数字间距，然后只要适当调整字号就可以得到所需的间距，在此设置为10.5号字就差不多了。最后选中J5设置右对齐，再调整K列宽让各个数字对正相应格子即可。

注：对于字号列表中没有的字号，只要在工具栏上的“字号”输入框中直接输入数字如10.5，然后回车即设置为10.5号字。

6.大写金额的处理

在大写金额的H4单元格中输入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF(INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&"角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)&"分")，回车确认后马上可以看到自动显示的大写金额。最后完成的效果如图（图3）。

此公式分三段分别对元、角、分进行计算获取大写数值并加上单位，再用&连接起来。公式中IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")表示当B16的整数部分为0时不显示，否则将B16取整后转换成大写，并在后面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)表示对B16的值四舍五入保留2位小数，转换为大写后再提取最右边一个字，也就是分值的大写。

7.有效性设置

为了防止输入错误，应对A16:K16单元格分别设置有效性。选中B16，单击“数据/有效性…”，在“数据有效性”对话框中设置“允许”→“小数”、“数据”→“小于”、最大值→1000000000确定完成设置，这样当输入金额超出支票最大金额时就会有错误提示。

选中H16，单击“数据/有效性…”，在“数据有效性”对话框中设置“允许”为“序列”，在“来源”中输入“人工工资,工程费用,购买设备,建筑材料费”（不引号），切换到“出错警告”选项卡，单击取消“输入无效数据时显示出错警告”复选项前的√，确定后再选中H16就会显示一个下拉按钮，单击它可以从下拉列表中选择输入常用的项目，当然也可以直接输入新项目。I16、K16也具有类似要求亦应同样进行设置。