视频会议：确保企业业务延续的关键

　　社会上各种各样的危机层出不穷，企业处在充满竞争及瞬息万变的现代商业环境，不但没有停下来喘息的空间，更需要应对各种突发事件。为此，许多企业已经采行了各种整体性的预防手段，以便能够在遭遇危机时仍能够持续营运。

　　美国商会曾在一场有关企业业务延续性的研讨会中，对与会的企业领袖进行调查发现，调查对象中 60% 的企业家均针对业务延续性有专门性的计划，而且最重视的是确保有效的通信。

　　防患于未然，构建视频通信系统

　　几乎所有人均已认识到视频通信系统在企业业务延续性计划中扮演举足轻重的角色。通过设想周到的视频通信规划，员工可与同事、客户、合作对象，与厂商及股东保持连

　　系，从而确保重要业务的延续性。

　　但是，如果等到危机真正发生的时候再开始构建视频通信系统，这显然来不及。一方面，系统有可能因为需求的突然增大而发生缺货现象，另一方面，一旦危机发生时，此项工具的需求将会大增，并可能发生缺货的情形。此外，视频通信系统并非一个晚上便能完成安装、并立即能与业务整合。因此，建立能够整合企业的视频通信系统时，必须经过有组织规划的作业程序才能够完成。

　　规划良善的视频会议系统一点都不复杂。但是，它必须能有适用的网络设备、管理系

　　统及一些基础建设等，也需确保内部人员及外部人员能了解相关工作流程。因此，

　　以在亚太地区设有 5 据点且员工人数达 500 人的企业为例，应该需要大概 30 天的

　　建置准备期。而当网络建置完成后，设备的安装仅需花几分钟，便可如打电话般容易

　　地进行视频通信。

　　其实，视频通信带来的好处并不紧紧是应对危机。不同于许多其它的紧急设备，例如洒水系统或数据备份作业，即使预设的危机没有发生，视频会议系统仍可带来投资效益。视频会议不仅可强化企业内外的通信，依据 Wainhouse Research 的调查结果，

　　还可带来许多好处。这些好处不仅是实质的利益，而且还有助于员工效率，例如减少出差费用、减少员工不在办公室的时间、可从事具有深度及广度的人员招募，有助于招募决策、改善工作与私人生活间的平衡，人才不易流失、缩短决策时间，提升人员工作满意度、易于运用位于远地的员工及专家资源等。

　　如何构建视频通信系统

　　建立周全的视频会议系统应该考虑以下 6 个步骤:

　　指派一个工作小组进行组织调查:小组成员应该包含一名项目经理、技术指导、及数名主要使用者代表。此工作小组的首要任务在于调查企业组织，亦即调查可用的IT基本设备、频宽、及其它现有的旧型装置。

　　需求规划:工作小组应依照企业组织调查的结果，确定使用者的应用方式(如使用者人数、使用者进行通信的对象、使用者进行通信时的位置等等)。据此，工作小组拟出一份功能上的规格要求，在这份规格中详述必要的系统功能。具体l来说，所需考虑问题包括如何规划贵公司使用视频会议、所要交换的信息种类、目前会议室的大小、各项会议的与会人数、进行通信的最佳带宽、需要全套整合的系统或是可与现有屏幕使用的解决方案、视频会议一次需连接视频点的数目。

　　选择解决方案:应考量的因素包含功能、品质和稳定性、可扩充性、及使用方便性。

　　如在可靠性及品质方面，选择的系统应该随时均正常运作的系统，可提供最佳的效能的标准配置、具有创新的工业设计、产品制造过程取得ISO9002认证、平均故障时间间隔(MTBF)长、使用方便、简明的菜单及一目了然的使用者接口、安装、保养及维修简单等系统。参与视频会议的“视频点”由一组摄影机、屏幕、话筒及编译码器(用来对视频资料进行编码或译码)所构成。适用的视频点有许多种，可以是大型会议室系统、

　　桌面装置，甚至手机。此外，一套视频系统必须还包含必要的基本装置。例如，可能需要先安装一套防火墙穿越解决方案，才能够与客户、合作厂商及其它企业伙伴等外部机构进行通信。此外，这类解决方案必须符合开放标准，支持多种视频通信协议，并可依企业成长需求进行扩充。

　　选择所用网络:选择网络时，有些因素必须加以考量，例如计划与谁通话?计划进行通信之通讯点均在企业内部吗?是否计划与公司外部的如客户等其它通讯点进行通讯?

　　视频通信网络涵盖的范围有多大?并非所有的网络均能与全世界通用。例如，ISDN 相当普遍，然而，在某些国家及偏远地区仍在发展阶段。IP 网络也是同样的道理，并非所有的国家及地区已经连上网际网络。因此，务必确认公司所在地中能够使用的网络种类。此外，网络使用的费用、可靠性、带宽等都是需要考虑的因素。

　　选择合作厂商:务必选择可靠的合作厂商，该厂商必须能提供在深度及广度上足以满足需求的网络解决方案，而且具有足够的财力、经营历史、良好的客评、优良的客户服务和支持、领先技术及全球服务等。

　　建立一套评估程序:最后，应建立一套评估程序，追踪随时可能发生的危机及

　　威胁，并掌握使用者需求上的变动，以确保配置可因应最新的状况。

　　将视频通信整合至现有工作

　　一旦视频通信系统安装完成，必须通过各种方式在机构内部进行普及，使每位员工了

　　解系统的功用并了解如何使用这套系统。此外，还应该举办教育训练活动，并将活动纳入实地示范及实作课程，让使用者能够熟悉并习惯使用这套系统。视频通信可提升生产力并增强各部门合作，然而，先决条件是相关人员知道如何使用这套系统并将此系统融入平日工作活动中。

　　除此之外的注意事项在于确保相关人员注意到有视频通信选项。以性能完备的系统

　　为例来说，该系统应具有登录及追踪功能，能够协助评估及监看使用情况。如果是更高端一些的系统，应该可以取得每一系统及每次视频会议的详细记录，且这些记

　　录内容包含在企业内进行视频通信的分钟数、成本分析及会计报告的计费及决算

　　方式及 ROI 评估功能。负责管理这套系统的管理人员最好能够每三个月审视使用

　　情况。

　　此外，必须每 3 至 4 个月测试营运持续计划的可靠性。例如，可以向工作人员临时发布演习，以了解机构的营运过程在紧急状况时能够维持到什么样的程度。如果合作单位、事业伙伴或客户在营运持续确保上扮演不可或缺的角色的话，也应使这些厂商等参与演习。

　　引进视频会议的门坎可以说一天比一天低，并且，视频通信已逐渐成为所有企业通

　　信不可或缺的一部分。然而，面对各种社会、自然、商业危机的与日俱增，企业应立即建立业务延续性计划，通过与信誉良好的视频会议解决方案供货商洽谈，了解营运持续计划上的所需，以及早建立周全的计划。